Qué es la Contabilidad Electrónica

Qué es la Contabilidad Electrónica

La contabilidad electrónica hace referencia a la gestión y el registro de transacciones contables, en donde se utilizan sistemas y herramientas digitales. 

Actualmente ha cambiado la manera en que llevamos las finanzas, los registros contables ya no se realizan de forma manual, si no que ahora la administración contable aprovecha la tecnología para llevar a cabo estos procesos de una manera más eficiente y precisa.

Sigue leyendo y conoce todo lo que tienes que saber sobre qué es la contabilidad electrónica y su uso en México.

Características Principales

Conoce los aspectos clave de la contabilidad digital:

  • Registro de transacciones: las transferencias financieras como ingresos, gastos, compras, ventas y otros movimientos se registran en un sistema contable o una hoja de cálculo. 
  • Automatización: Este tipo de sistemas digitales suelen ofrecer la automatización de tareas contables que son repetitivas ( cálculo de impuestos, declaraciones fiscales, generación de informes financieros, etc.).
  • Precisión: Este tipo de plataformas ayudan a reducir los errores humanos y son más precisos en el control de los registros financieros.
  • Cumplimiento legal y fiscal: La contabilidad electrónica facilita el cumplimiento fiscal y legal ante el SAT (auditorías, declaraciones de impuestos, etc.). 
  • Almacenamiento y acceso de datos: La contabilidad electrónica permite el almacenamiento seguro de registros financieros digitales, lo que ayuda al acceso y la recuperación de información en cualquier momento.
  • Facilita la colaboración: Los usuarios acceden a la información financiera de manera simultánea y en tiempo real.
  • Reducción del uso de papel: Los documentos ya son en formato digital y se reduce el uso de hojas de papel, con el fin de contribuir con el reciclaje y el cuidado del medio ambiente.

Beneficios

Conoce las ventajas de incluir un servicio de contabilidad electrónica en el manejo financiero de las empresas: 

  • Protección y seguridad de la información: Todos los archivos confidenciales se almacenan en la nube, los usuarios tienen la facilidad de acceder a ellos desde cualquier dispositivo (con el permiso de la empresa).
  • Mayor transparencia y exactitud en los datos: Se disminuyen los errores, la información se visualiza en tiempo real y se administran mejor los tiempos de los registros contables. 
  • Eficiencia y Rapidez en el almacenamiento de información: Los sistemas electrónicos ayudan a procesar grandes volúmenes de datos de forma instantánea. 
  • Se actualiza a las tendencias: Los proveedores de facturación autorizados por el SAT están preparados ante cualquier cambio que se presente en las versiones de CFDI.
  • Reducción de costos: Las empresas se ahorran costos de suministro de papel y espacio en su almacenamiento de archivos físicos. 

Cuándo es necesaria la Contabilidad Electrónica

La Ley del ISR, El Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Resolución de la Miscelánea Fiscal (RMF) establecen que todas las personas físicas y morales con entradas económicas de más de 4 millones de pesos, tienen la responsabilidad de presentar su contabilidad digital por medio del Buzón tributario.

Las personas físicas (con actividad empresarial) que tienen ingresos menores a 2 millones de pesos entregan su contabilidad por medio de la plataforma del SAT “Mis Cuentas”.

Personas físicas con actividad empresarial (ingresos entre los 2 y 4 millones de pesos) deben presentar su contabilidad a través del portal del SAT “Mi Contabilidad”.

Las Personas físicas con actividades primarias (sin exceder 16 veces el valor de la UMA anual) deben presentar sus comprobantes fiscales (CFDI)  a través de un proveedor autorizado del SAT.

Formas de realizar la Contabilidad por medios electrónicos

El anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal detalla que todos los contribuyentes tienen que asociar su catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT.

Toda la información debe ser agrupada por archivos en formato xml y en el Buzón Tributario del SAT (archivo ZIP comprimido):

Archivos XML

La información entre el SAT y terceras personas se manejan a través de un sistema de comunicación con lenguaje estándar de programación(documentos html) , el cual es de uso exclusivo para estructura contable.

Buzón Tributario

El SAT y los contribuyentes intercambian su información a través del Buzón Tributario, con el objetivo de que las personas físicas y morales resuelvan dudas, reciban requerimientos y envíen datos sobre su contabilidad electrónica.

Qué información debe enviarse

A continuación te daré la información que debes presentar ante el SAT, a través del Buzón Tributario:

  • Catálogo de Cuentas: como te mencioné anteriormente, este catálogo debe estar ordenado con el código agrupador del SAT (por medio de un archivo XML y una carpeta  ZIP comprimida).
  • Balanza de comprobación:  Este documento también se presenta en formato XML y en un archivo ZIP comprimido. 
  • Pólizas y Auxiliares: Son los documentos en donde las empresas registran sus ingresos, egresos y otros movimientos internos contables.

Los 3 archivos deben contener la siguiente información al principio de cada documento:

  • RFC: 12 o 13 dígitos ( Registro Federal del Contribuyente) para personas físicas o morales.
  • Ejercicio: 4 dígitos que especifican el año en el que se manda la información. 
  • Periodo: 2 dígitos que señalan el mes en que se envía la información.
  • Clave CT: Se utiliza para identificar el catálogo de cuentas, BN ( balanzas de comprobación con datos normales), BC (balanzas de comprobación con datos extras), PL (pólizas de periodo), XC (auxiliar de cuenta), XF (auxiliar de folios).

Cuándo debe enviarse

El catálogo de cuentas se envía solamente la primera vez que se crea una cuenta o cuando esta deba cambiarse o eliminarse. 

La Balanza de Comprobación se manda de manera mensual (personas físicas después del quinto día hábil del segundo mes en el que se envía la información y personas morales después del tercer día hábil del segundo mes antes mencionado). 

Las personas morales que cotizan en la bolsa de valores deben presentar su balanza de manera trimestral (tercer día hábil del segundo mes posterior que se envía la información).

Las Pólizas y Auxiliares solo se mandan cuando el Servicio de Administración Tributaria (SAT) las requiera para validar información contable (devoluciones y compensaciones).

Quiénes no están obligados a este proceso contable

Personas Morales 

Todas las instituciones o entidades federativas, municipios, sindicato de obreros, centros de administración pública paraestatal no tienen la obligación de mandar la su información contable digital (excepto al realizar actividades empresariales).

 Personas físicas

Los asalariados, contribuyentes del régimen arrendatario, ingresos por honorarios (menores a dos millones de pesos), personas físicas con ingresos por intereses o esporádicos (premios y enajenación de bienes) están exentos de presentar información contable digital.

Cómo se envía la contabilidad electrónica

Primero debes entrar al Buzón tributario y elegir la opción de sellado de inf. contable. Después, debes seleccionar la información a enviar (Devolución, compensación, Fiscalización, Compulsa, Acto de Fiscalización, Envío Mensual).

Para finalizar, tienes que confirmar el envío y presionar el botón “de acuerdo”. No olvides tener listos tus archivos XML y ZIP comprimido antes de enviar la información.

Preguntas frecuentes qué es la contabilidad electrónica

¿Cómo se comparte la contabilidad electrónica?

La información se envía a través del Buzón Tributario (entrando con tu firma electrónica vigente, también debes tener tu correo electrónico activo). Los archivos deben mandarse en formato XML y en una carpeta ZIP comprimida.

¿Qué se registra en la contabilidad?

Se incluyen todas las transacciones electrónicas que llevan a cabo todos los contribuyentes, así como también se incluyen los archivos XML y la carpeta ZIP comprimida.

¿Qué pasa si no se envía la contabilidad electrónica?

Corres el riesgo de que la autoridad fiscal ( SAT ) te imponga multas o sanciones por no enviar tu contabilidad digital a tiempo. Los costos van desde los 200 hasta los 60,000 pesos (dependiendo el tipo de infracción).

¿Es necesario un contador?

No siempre es necesario, también tienes la opción de contratar un proveedor de facturación electrónica autorizado por el SAT o llevar la contabilidad por tu propia cuenta. El requerimiento de un contador también va depender del tamaño de tu negocio o empresa.

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