Cómo llevar la Contabilidad Electrónica de una PYME

Cómo llevar la Contabilidad Electrónica de una PYME

En este artículo veremos cómo llevar la contabilidad electrónica de tu empresa, tomando en cuenta los puntos indispensables que garantizan la estabilidad económica de tu Pyme y en mi experiencia personal al empezar mi negocio.

Lo primero es contar con un plan financiero. Este plan te ayudará a tener un mejor control, organización y mejorará tu toma de decisiones, reduciendo las complicaciones en tu pequeña o mediana empresa.

Registra los egresos e ingresos en una hoja de cálculo

Es obligatorio que todos los egresos e ingresos se encuentren anotados y justificados dentro de una planilla.

Es necesario que siempre se separen los gastos particulares de los de la empresa, de esta manera podrá definirse una ganancia y gasto real en tiempos determinados.

La organización es fundamental para que esto funcione.

Anota cada egreso, es decir, los gastos que la empresa debió hacer para el pago de servicios como luz, agua e internet, arrendamiento, gastos de papelería, materiales para la creación de los productos, etc.

Los salarios y pagos de facturación, incluyendo IVA e ISR, también deben incluirse.

Refleja todos tus ingresos sin importar las cantidades económicas, antes de gastar, procura anotar en qué vas a gastar y mantener un presupuesto de gastos que no debe ser rebasado para controlar mejor tu economía.

Siempre pon atención en los ingresos que tienes y ajusta tus egresos para que nunca rebasen tus presupuestos. Solo de esta manera podrás mantener una estabilidad.

Aquí te dejo un ejemplo de una plantilla de Ingresos y Egresos desarrollada en Excel:

Ejemplo de control de egresos y egresos en Excel

Proyecta los ingresos futuros para una mejor planificación

Toda empresa suele tener una idea básica de sus posibles ingresos, sobre todo cuando cuenta con clientes frecuentes que compran un porcentaje constante de productos o servicios.

Por lo tanto, es posible que sean proyectados estos ingresos futuros. Mantén en mente lo que recibirás, para que visualices si será suficiente, de esta manera, podrás cobrar a tus clientes deudores y aumentar tus esfuerzos en el negocio para alcanzar la meta esperada.

Mentalízate, crea metas específicas y alcánzalas.

Siempre busca lograr un poco más. Cada peso extra a lo esperado refleja el crecimiento de tu PYME.

Proyecta los egresos futuros para saber cuál es tu punto de equilibrio

Si es posible considerar los ingresos futuros, los egresos son mucho más sencillos de establecer. Solo hace falta poner atención en lo que siempre debes pagar.

El pago de tus servicios, salarios, materiales, siempre manejan un mismo rango económico que no tiende a subir, por lo tanto, es posible establecer un gasto mensual específico.

De esta manera sabrás lo que necesitas lograr en tus ventas para alcanzar a cubrir tus metas propuestas y encontrar el punto de equilibrio de tus finanzas.

Este es el método más utilizado y muestra la cantidad de ventas necesarias para que su beneficio sea cero y no esté en números rojos.

Aquí te dejo la fórmula:

Fórmula para encontrar el punto de equilibrio en la contabilidad

Tenga en cuenta sus estados financieros para mostrarle exactamente cuánto necesita vender para obtener un beneficio cero.

Es decir, cualquier cantidad por debajo de ese valor deberá ser inaceptable para su negocio, ya que resultará en pérdidas.

 

Mantén en orden tus documentos fiscales para cumplir con tus obligaciones fiscales

La organización de la documentación fiscal es fundamental para las PYMES, por lo tanto, es recomendable tengas un espacio en tu computadora con todos los documentos de la contabilidad. Todos tus documentos deben estar respaldados en otro sitio, para que tengas un respaldo disponible en caso de una eventualidad.

También puedes contratar un servicio de contabilidad electrónica. Estas empresas te ayudarán a llevar un registro claro de tu contabilidad, y te darán una copia de tu contabilidad para tener siempre en tus instalaciones.


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Define una política clara de pago de anticipos y pago de finiquitos

Cobrar siempre es un problema para toda pequeña o mediana empresa.

Existen clientes puntuales, que cumplen de manera correcta en tiempo y forma con el pago de los productos y servicios, pero esto no siempre es así.

La gran mayoría requiere que los pagos les sean recordados.

Como PYME, es muy recomendable que manejes una política de cobros, es decir, establece fechas de pago, también puedes cobrar anticipos, que garanticen el pago de tus servicios.

Recuerda que estos anticipos deben cubrir los gastos del material que ocuparás para la realización de los productos o para ejecutar los servicios.

Algunos servicios suelen cobrarse antes de llevarse a cabo, son políticas que bien puedes plantear con tus clientes, y si ellos se encuentran de acuerdo, será muy funcional para ambas partes, pues tu empresa contará con la seguridad de obtener su pago y al mismo tiempo sabrá que debe cumplir de manera ordenada en lo solicitado por el cliente.

“Este es un círculo de confianza, que crea excelentes relaciones entre los clientes y empresarios”.

Define un solo día para pagar tus gastos fijos y planifica el resto de los pagos proyectados

Es muy recomendable que logres empatar las fechas de pago de todos tus servicios, pues de esta manera, tendrás una fecha asignada para cubrir el monto que permitirá que todo sea pagado.

Las empresas siempre deben manejar metas, una de sus metas es lograr el cumplimiento de sus gastos en tiempo y orden, si los gastos son reflejados un mismo día, siempre existirá una mayor organización.

Los pequeños y medianos empresarios, entonces, se sentirán más relajados el resto del mes, pues sabrán que los ingresos que entren después serán automáticamente parte de la ganancia económica del mes.

Establece un fondo de ahorros para cubrir posibles eventualidades

Una buena iniciativa para toda PYME es mantener un fondo de ahorros y uno de emergencias.

El fondo de ahorros se convertirá en una pequeña inversión que mes con mes irá en aumento y servirá para cubrir algún gasto o iniciativas futuras de la empresa.

Las pequeñas empresas que piensan en lograr la expansión o crecimiento de sus negocios deben manejar este tipo de fondos, en donde cada semana o mes, se ingrese una cantidad específica de dinero. Como si se tratara de un pago más, este dinero no podrá ser utilizado hasta que no se alcance la meta.

Por otra parte, el fondo de emergencias significa un pequeño colchón que debe irse rellenando, es decir, si la empresa tuvo una semana difícil, puede ser destinada una cantidad mínima al fondo de emergencias. Si las ventas lograron alcanzar mejores números, es recomendable que se integre una cantidad económica mayor al fondo.

Los fondos de emergencia significarán un alivio en los momentos complicados de toda empresa, por esta razón, procura siempre contar con uno.

También deberás considerar el pago de impuestos en tu planeación.

Conclusión cómo llevar la contabilidad electrónica

Mantener el control de la contabilidad electrónica de una PYME, requiere mucha responsabilidad y atención, pero no es algo imposible.

Afortunadamente, actualmente se cuenta con softwares que se hacen cargo de las cosas complejas como la facturación y timbrados.

Lleva el control de la contabilidad electrónica de tu empresa, tus ganancias serán mejores.

 


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